Projeto de melhoria do processo de execução de convênios
Introdução: A gestão de convênios com recursos tratados via UNICAMP é feita pela DGA. Desde a migração do CICS em 2017 para o SIAD/Orçamento e Execução de Despesas, ficou pendente o estudo de um sistema adequado à execução de convênios. Em setembro/2017, em reorganização interna da DGA, houve a tran...
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| Main Authors: | , , , , |
|---|---|
| Format: | Online |
| Language: | Portuguese |
| Published: |
Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP)
2023
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| Subjects: | |
| Online Access: | https://econtents.sbu.unicamp.br/eventos/index.php/simtec/article/view/7750 |
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|---|---|
| author | Coutinho, Lucas Henrique Zaniolo, Isabela Timoteo da Costa Ferraz, Juliana Asbahr Aoki, Meire Terezinha Carioca Bello, Carolina Aracena |
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| author_sort | Coutinho, Lucas Henrique |
| collection | Portal de Eventos Científicos da UNICAMP |
| container_reference | Resumo dos trabalhos do SIMTEC Simpósio dos Profissionais da UNICAMP; v. 8 (2022): Temática: SimTec 25 anos: Histórias, Conquistas e Desafios Profissionais - Eixo 1; e0220076 |
| description | Introdução: A gestão de convênios com recursos tratados via UNICAMP é feita pela DGA. Desde a migração do CICS em 2017 para o SIAD/Orçamento e Execução de Despesas, ficou pendente o estudo de um sistema adequado à execução de convênios. Em setembro/2017, em reorganização interna da DGA, houve a transferência da área de Convênios para a DFC/DGA, sendo que desde então foram solicitadas melhorias no SIAD a fim de atender a DGA e Unidades, tais como: relatórios gerenciais, rotinas de encerramento de exercício, dentre outras necessidades verificadas durante a execução dos convênios, incluindo a prestação de contas e destinação de saldo. Objetivo: Aqui foram propostas ferramentas para melhorar a execução dos processos e gestão de convênios, com uma interface amigável, automatização de tarefas e digitalização. Metodologia: Foi utilizada uma metodologia em 05 (cinco) etapas, sendo: Entendimento: entender o assunto, os problemas, as causas e os atores envolvidos; Solução: estudar e propor soluções para os problemas encontrados; Prototipação: construir protótipos das soluções de modo a torná-los tangíveis; Teste: realizar testes em pequena escala para garantir a eficácia da solução prototipada; Implantação: planejar a implementação das soluções validadas. Protótipos feitos na ferramenta “FIGMA” com principais para que a TI da DGA possa criar o módulo de “execução de convênios” no SIAD. Ao todo foram criadas quase 100 telas de protótipos com navegação intuitiva e automação de procedimentos. Os protótipos foram testados com usuários reais do sistema, sendo aperfeiçoados conforme sugestões. Resultados: O grupo desenvolveu uma proposta de ferramenta para a execução dos convênios com recurso financeiro dentro da UNICAMP, que proporcionou maior interação com o usuário, dispensando o uso de manuais, indicando os próximos passos, conduzindo as operações do sistema com segurança e clareza nas informações, realizando tarefas automáticas e promovendo a descentralização das atividades sempre que possível. As ferramentas propostas contêm as soluções: a) Interação com usuário; b) Programação de remessas; c) Informações contábeis; d) Gestão do orçamento na Unidade/Órgão; e) Criação automática dos COs; f) Gerenciamento dos números das contas bancárias; g) Ativação da conta bancária; h) Vinculação dos EE nos COs; i)Identificação de remessas; j) Apropriação inicial e suplementação automática; k) Alterar Ordenador de Despesas; l) Calendário de Prestação de Contas; m) Prestação de Contas parcial; n) Destinação de Saldo – Prestação de Contas final; o) Encerrar processo de execução; p) Dashboard; q) Remanejamento; r) Suplementação de descontos e multas; s) Recolhimento de custos indiretos (RCI); t) Perfil Gestor de Convênios de múltiplas unidades; u) Recuperação das despesas bancárias de câmbio; v)Descentralizar a Criação de múltiplos COs; e w) Repositório de extratos bancários. Conclusão: Gestão de convênios é de grande importância para a UNICAMP, sendo recentemente restabelecidas as regras para formalização e tramitação pela Deliberação CONSU-A-016/2022. O estudo demonstrou a necessidade de informatização de etapas e modernização nas ferramentas de gerenciamento da execução de convênios. Foi produzido extenso material de soluções, com protótipos de telas e redesenhos de processos, viabilizando o desenvolvimento das aplicações pela área de TI da DGA. Atualmente as soluções encontram-se em desenvolvimento pela área técnica responsável. |
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| publishDate | 2023 |
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Objetivo: Aqui foram propostas ferramentas para melhorar a execução dos processos e gestão de convênios, com uma interface amigável, automatização de tarefas e digitalização. Metodologia: Foi utilizada uma metodologia em 05 (cinco) etapas, sendo: Entendimento: entender o assunto, os problemas, as causas e os atores envolvidos; Solução: estudar e propor soluções para os problemas encontrados; Prototipação: construir protótipos das soluções de modo a torná-los tangíveis; Teste: realizar testes em pequena escala para garantir a eficácia da solução prototipada; Implantação: planejar a implementação das soluções validadas. Protótipos feitos na ferramenta “FIGMA” com principais para que a TI da DGA possa criar o módulo de “execução de convênios” no SIAD. Ao todo foram criadas quase 100 telas de protótipos com navegação intuitiva e automação de procedimentos. Os protótipos foram testados com usuários reais do sistema, sendo aperfeiçoados conforme sugestões. Resultados: O grupo desenvolveu uma proposta de ferramenta para a execução dos convênios com recurso financeiro dentro da UNICAMP, que proporcionou maior interação com o usuário, dispensando o uso de manuais, indicando os próximos passos, conduzindo as operações do sistema com segurança e clareza nas informações, realizando tarefas automáticas e promovendo a descentralização das atividades sempre que possível. As ferramentas propostas contêm as soluções: a) Interação com usuário; b) Programação de remessas; c) Informações contábeis; d) Gestão do orçamento na Unidade/Órgão; e) Criação automática dos COs; f) Gerenciamento dos números das contas bancárias; g) Ativação da conta bancária; h) Vinculação dos EE nos COs; i)Identificação de remessas; j) Apropriação inicial e suplementação automática; k) Alterar Ordenador de Despesas; l) Calendário de Prestação de Contas; m) Prestação de Contas parcial; n) Destinação de Saldo – Prestação de Contas final; o) Encerrar processo de execução; p) Dashboard; q) Remanejamento; r) Suplementação de descontos e multas; s) Recolhimento de custos indiretos (RCI); t) Perfil Gestor de Convênios de múltiplas unidades; u) Recuperação das despesas bancárias de câmbio; v)Descentralizar a Criação de múltiplos COs; e w) Repositório de extratos bancários. Conclusão: Gestão de convênios é de grande importância para a UNICAMP, sendo recentemente restabelecidas as regras para formalização e tramitação pela Deliberação CONSU-A-016/2022. O estudo demonstrou a necessidade de informatização de etapas e modernização nas ferramentas de gerenciamento da execução de convênios. Foi produzido extenso material de soluções, com protótipos de telas e redesenhos de processos, viabilizando o desenvolvimento das aplicações pela área de TI da DGA. Atualmente as soluções encontram-se em desenvolvimento pela área técnica responsável. Introdução/Objetivo: A gestão de convênios com recursos geridos pela Unicamp passou por desafios após a migração para o SIAD em 2017. A transferência da área de Convênios para a DFC/DGA evidenciou a necessidade de melhorias em relatórios, rotinas de encerramento e prestação de contas. O objetivo desta iniciativa foi propor ferramentas automatizadas, digitalizadas e com interface intuitiva para otimizar a execução e a gestão desses processos. Metodologia: O projeto seguiu cinco etapas: entendimento, solução, prototipação, teste e implantação. Utilizando o FIGMA, foram criadas quase 100 telas de protótipos com navegação intuitiva, validadas com usuários reais para assegurar a eficácia antes do desenvolvimento pelo TI da DGA. Resultados: A proposta desenvolveu um módulo completo de "Execução de Convênios" dentro do SIAD, eliminando a dependência de manuais e aumentando a segurança operacional. As soluções incluem desde a automação da criação de contas e orçamentos até dashboards de gestão, controle de prestação de contas, gestão de remessas, recolhimento de custos indiretos (RCI) e repositório digital de extratos. A ferramenta promove a descentralização das atividades, permitindo que gestores de múltiplas unidades monitorem os processos com clareza e autonomia. Conclusão: Alinhada à Deliberação CONSU-A-016/2022, a modernização do gerenciamento de convênios é estratégica para a Unicamp. O extenso material de protótipos e o redesenho dos processos viabilizaram o desenvolvimento técnico das aplicações. Atualmente em fase de implementação pela TI da DGA, o projeto promete transformar a execução dos convênios em um fluxo informatizado, ágil e eficiente, garantindo maior transparência e controle na gestão dos recursos acadêmicos. Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) 2023-04-12 info:eu-repo/semantics/article info:eu-repo/semantics/publishedVersion Texto Text application/pdf https://econtents.sbu.unicamp.br/eventos/index.php/simtec/article/view/7750 10.20396/simtec.vi8.Eixo 1.7750 Resumo dos trabalhos do SIMTEC Simpósio dos Profissionais da UNICAMP; v. 8 (2022): Temática: SimTec 25 anos: Histórias, Conquistas e Desafios Profissionais - Eixo 1; e0220076 2525-5398 por https://econtents.sbu.unicamp.br/eventos/index.php/simtec/article/view/7750/7448 Brazil; Contemporary Brasil; Contemporâneo Copyright (c) 2022 Lucas Henrique Coutinho, Isabela Timoteo da Costa Zaniolo, Juliana Asbahr Ferraz, Meire Terezinha Carioca Aoki, Carolina Aracena Bello https://creativecommons.org/licenses/by/4.0 |
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